Contenido PMS Hotelero Grandstream:
Descripción
Características
Configuración Técnica

 

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PMS Local Hotelero Grandstream

 

Todos los Conmutadores UCM63xx y UCM63xxA, a partir del firmware versión 1.0.31.7, incluyen ahora un Sistema de Gestión de Propiedades, PMS Local Visual integrado en las instalaciones que proporciona funciones básicas de operaciones hoteleras sin necesidad de integración PMS de terceros ya que esta embebido en el programa de los equipos Grandstream UCM.

Los hoteles pueden gestionar los ciclos de vida de las habitaciones, el Check-in/Check-out de los huéspedes, la facturación, minibar y servicios, despertador, las reservas y las tareas de limpieza y estado de habitación directamente desde la interfaz web de UCM.

El PMS Grandstream Local contiene varias funciones que normalmente requieren trabajo manual, como borrar los datos de los visitantes en el momento del pago, enviar notificaciones y respaldar las grabaciones de buzón de voz de los huéspedes Esto simplifica las operaciones hoteleras manteniendo todos los datos gestionados localmente en el UCM.

 

 

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Características PMS Local Visual

El PMS Local Visual de los equipos UCM63XX y UCM63XXA ofrece las siguientes características principales para el PMS Sistema de Gestión de Propiedad o Property Management System:

 

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Configuración Técnica

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Ajustes básicos

Para usar el servicio PMS Local Visual de los equipos UCM63XX o UCM63XXA, seleccionando el módulo PMS, en la pestaña de configuración básica "Basic settings", en la sección "General", seleccione en el modulo PMS "PMS Module" en el menú desplegable, la opción "Local PMS":

 

Los parámetros de configuración disponibles para "PMS Grandstream Local" se explican en la tabla siguiente:

 

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Gestión de las habitaciones

El servicio de Gestión de Habitaciones permite a los administradores añadir, configurar y mantener habitaciones dentro del PMS Grandstream Local. Las habitaciones pueden añadirse individualmente o en lotes. A cada habitación se le debe asignar un tipo de habitación y los grupos opcionales de habitaciones también pueden configurarse para apoyar agrupaciones organizativas u operativas.

 

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Añadir habitaciones manualmente

Esta sección explica cómo crear una única entrada de habitación, asignar extensiones, seleccionar un tipo de habitación y configurar los privilegios de llamada.

En PMS Local en la pestaña de administración de habitaciones "PMS → Room Management" ofrece la visibilidad sobre la configuración de cada habitación y su estado actual de ocupación.

Para añadir una habitación manualmente, siga las siguientes instrucciones:

1. Haz clic en el botón "Add" en la pestaña de administración de habitaciones "Room management" de la sección PMS Local.

 

2. Proporciona la dirección, el número de habitación y asigna hasta dos extensiones asociadas a la habitación, la segunda extensión puede ponerse en Ninguna "None" si la habitación requiere solo una extensión.

3. Configura el privilegio de llamada de la habitación en uno de los siguientes estados: Interno, Local, Nacional, Internacional.

Tras el Check-out de los huéspedes, cualquier modificación de privilegio de llamada aplicada durante la estancia se restablece automáticamente a Interno.

 

 

4. Elige el tipo de habitación adecuado de la lista. Los tipos de habitaciones se configuran por separado bajo Room Management → Room Type.

Las habitaciones creadas previamente (antes de que se introdujo la función de tipo de habitación) se asignan automáticamente al tipo "por defecto".

 

 

Nota:
Tras el Check-out de los huéspedes, cualquier cambio realizado en el privilegio de llamada de las extensiones de la habitación durante el periodo de Check-in se restablecerá automáticamente al privilegio "interno".

 

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Agregar habitaciones por lotes

La creación de habitaciones por lotes permite al administrador crear varias habitaciones a la vez con numeración secuencial para direcciones, números de habitación y extensiones.

Para crear habitaciones por lote, siga los pasos siguientes:

1. Haz clic en el botón Agregar Lote "Batch Add"  en la pestaña de administración de habitaciones "Room management" de la sección PMS Local.

 

2. Introduce la dirección de inicio, el número de habitación de inicio y el número de extensión de inicio.

3. Seleccione el número de extensiones por habitación 1 o 2. Si selecciona 2 generará automáticamente dos extensiones consecutivas para cada habitación.

4. Introduzca el numero a crear en Create Number, que define cuántas habitaciones se generarán en el lote.

Notas:
+ Ten en cuenta que se pueden crear un máximo de 100 habitaciones por lote.
+ El número total de habitaciones está limitado por la capacidad de ampliación disponible.

 

5. Elige el tipo de habitación "Room Type" y el privilegio de llamada "Call Privileges" que se aplicarán a todas las habitaciones creadas en este lote.

 

6. Usa el botón vista previa "Preview" para ver una visión preliminar de la habitaciones generadas y la lista de extensiones antes de confirmar.

 

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Eliminar habitaciones seleccionadas

Las habitaciones en el PMS local Visual de Grandstream de la UCM pueden eliminarse individualmente o en grupos.

1. Para eliminar una habitación específica, haz clic en el icono rojo de la papelera y luego confirma la eliminación pulsando OK.

 

2. Para eliminar varias habitaciones, selecciona las casillas de verificación de cada una de las habitaciones objetivo o usa la casilla global para seleccionar todas, y luego haz clic en el botón Eliminar "Delete".

 

3. Confirma la eliminación por lotes seleccionando OK.

 

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Tipo de habitación

La función Tipo de Habitación permite a los administradores definir categorías para habitaciones, incluyendo precios, impuestos y opciones de alquiler por horas. Al añadir o editar habitaciones, los usuarios deben seleccionar un tipo valido de habitación.

1. Selecciona Gestión de habitaciones Room Management → Room Type para acceder a la página de configuración de los tipos de habitación.

 

2. Haga clic en Añadir "Add" para crear un nuevo tipo de habitación.

 

3. Configura los parámetros del tipo de habitación llenando los campos como se define en la tabla siguiente.

 

 

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Grupo de Habitaciones

La función de Grupo de habitaciones permite agrupar varias habitaciones para facilitar la gestión. Esta función puede utilizarse para configurar el servicio de despertador en muchas habitaciones a la vez.

Para crear un grupo de habitaciones:

1. En la sección de PMS Local, en la administración de habitaciones seleccione grupo de habitaciones "Room Management → Room Group" para acceder a la página de configuración.

 

2. Haz clic en el botón Añadir "Add" para crear un nuevo Grupo de Habitaciones.

 

3. Establezca un nombre para el grupo y selecciona las habitaciones que deseas asignar al grupo.

 

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Gestión de Check-in

Una vez creadas las habitaciones, se mostrarán en la sección de Gestión de Check-in. Cada habitación muestra su estado actual, ya sea registrada Checked-in o desocupada Checked-out y otras pestañas clave para ofrecer una visión completa de todas las habitaciones de la propiedad que administra el PMS Local Visual.

Nota:
Si el Check-In por correo electrónico o el Check-out por correo electrónico están habilitados en la configuración de Autoservicio del PMS Local, los huéspedes pueden completar parte del proceso de Check-in o Check-out de forma remota. Para más información, consulte la sección de Configuración de Autoservicio de este manual.

 

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Procedimiento de registro de entrada Check-in

Esta sección describe el flujo de trabajo utilizado para registrar a un huésped en una habitación. El procedimiento consta de tres etapas: seleccionar el tipo de Check-in, gestionar las reservas existentes y configurar los parámetros del registro Check-in.

1. Selección del tipo de registro

Cuando el usuario pulsa el botón de Check-In para una habitación disponible, el sistema muestra un aviso que requiere seleccionar una de las siguientes:

+ Full-day room - Habitación de día completo
+ Hourly room - Sala por horas

 

El tipo de Check-in seleccionado determina el modelo de precios y qué campos de configuración se muestran en el formulario de Check-in.

Nota:
Solo las habitaciones cuyo tipo de habitación esté configurado para permitir alquiler por horas pueden registrarse como habitación por horas. Si la habitación seleccionada no admite alquiler por horas, el sistema cambiará automáticamente el tipo de registro a Habitación de día completo, y se mostrarán los campos de precios diarios correspondientes.

 

2. Selección de una orden de reserva

Tras elegir el tipo de Check-in, el sistema comprueba si alguna orden de reserva existente coincide con la habitación o tipo de habitación seleccionado. Si se encuentran reservas coincidentes, se abre la ventana de Seleccionar una Orden de Reserva.

Esta página muestra todas las órdenes de reserva relevantes junto con el tipo de habitación, hora estimada de registro, hora esperada de salida, nombre del reservador, etc.

 

Cada línea de reserva ofrece una opción de registro "Check In" que carga automáticamente los detalles de la reserva en la página de configuración del Check-in.

Los usuarios también pueden ignorar cualquier reserva coincidente seleccionando la opción del botón Verde "Check-In" en la parte inferior de la ventana.

 

3. Completar el registro

Tras seleccionar una reserva existente o elegir crear una nueva reservación, aparece la página de Check-in. Esta página contiene todos los parámetros configurables necesarios para completar el registro de entrada Check-in del huésped.

 

Todos los parámetros de esta página se describen en la tabla a continuación.

 

Revise la tarifa de la habitación, el precio real y las cuentas por cobrar para asegurarse de que se haya aplicado el modelo de precios correcto, diario o por hora. Una vez confirmada, el estado de la habitación cambia a Registrada "Checked-in" y el nombre del huésped y las fechas de llegada y salida previstas aparecen en la tabla Estado de la habitación ""Room Status.

 

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Procedimiento de registro de salida Check-out

El proceso de pago actualiza el estado de ocupación de la habitación, finaliza la facturación y activa cualquier acción automatizada de limpieza configurada en la configuración local del PMS. Una habitación puede ser registrada manualmente por el personal de recepción o automáticamente a través de la función de Autopago por Correo electrónico si está activada.

Para hacer el registro de salida Check-out directamente desde la página de Gestión de Check-in y Estado de la Habitación "Check-in Management → Room Status", por favor siga los pasos siguientes:

1. Haz clic en el botón de salida "Check-out para ver una habitación registrada en la lista de Estado de la habitación.

 

2. Si la opción "Revisar factura al finalizar la compra" está activada en la configuración básica del PMS local, se mostrará automáticamente un resumen de la facturación antes de la confirmación final. Los usuarios pueden imprimir la factura desde la ventana haciendo clic en Imprimir factura "Print bill".

 

3. Confirma el aviso de Check-Out desde la ventana.

 

Tras completar el Check-out, el estado de la habitación cambia a No registrado "Not Checked-in" y cualquier automatización posterior al Check-out (por ejemplo, borrar historial de llamadas, limpiar llamadas de despertar, restablecer la contraseña de Wave, borrar historial de chat) se ejecuta según la configuración realizada en la configuración.

Si la Notificación de facturación "Billing Notification" está habilitada, se enviará un segundo correo electrónico después del pago exitoso que incluirá un desglose detallado de los cargos realizados.

 

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Check-in y Check-out de autoservicio

El PMS Local soporta flujos de trabajo opcionales de autoservicio que permiten a los huéspedes personalmente completar el proceso de registro de entrada Check-in o salida Check-out de forma remota mediante enlaces de correo electrónico seguros.

El comportamiento de autoservicio se controla desde la sección de Configuración de Autoservicio en la sección PMS Local → Configuración Básica "Local PMS → Basic Settings". Cuando está habilitado, el PMS Local envía automáticamente correos electrónicos a los huéspedes en horarios predefinidos antes de la llegada o salida.

Nota:
+ Para que funcionen los correos electrónicos de autoservicio, la configuración de correo electrónico de UCM debe estar correctamente configurada, incluyendo servidor SMTP, credenciales y dirección de envío.
+ El huésped principal debe tener un correo electrónico válido configurado en su reserva para recibir correos de autoservicio.
+ Hay plantillas de correo electrónico disponibles para el Check-In y el Self Check-Out, y se pueden personalizar los correos enviados a los huéspedes.

 

Al habilitar el auto Check-in por correo electrónico, el PMS envía un correo electrónico automático previo a la llegada al huésped principal, según la hora de envío configurada. A continuación, se muestra un ejemplo del correo electrónico recibido:

Nota:
Si no hay ninguna habitación asignada al momento de la reserva, al completar un Check-in de autoservicio se asignará automáticamente una habitación disponible que coincida con los criterios de reserva.

 

Cuando se activa el autopago por correo electrónico, el PMS envía automáticamente un correo de salida antes de la hora prevista de salida del huésped, que incluye un enlace para que el huésped lo utilice. El correo aparece así:

 

Si la opción “Se permite el Check-out cuando la factura no está saldada” está deshabilitada, el sistema aún envía al huésped un correo electrónico de Check-out, sin embargo, el enlace de auto Check-out mostrará “Enlace vencido” hasta que se liquiden todos los cargos pendientes.

 

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Pestaña de Estado de la Habitación

La pestaña Estado de la Habitación ofrece una visión centralizada del estado actual y la disponibilidad de todas las habitaciones de la propiedad. Permite al personal del hotel supervisar el progreso del servicio de limpieza, las necesidades de mantenimiento y la preparación general de las habitaciones de un vistazo.

Los atributos disponibles en esta pestaña son
+ Número de habitación: Muestra el número de la habitación.
+ Tipo de habitación: Muestra el tipo de habitación asignado.
+ Grupo de salas: Lista el grupo de habitaciones al que pertenece esta sala si procede.
+ Estado de la entrada: Muestra el estado de registro, ya sea Registrado o No Registrado.
+ Check-in / Check-out: Cambia el estado de registro de la habitación.
+ Estado de la habitación: Muestra el estado actual de la habitación, puede configurarse como Disponible, Limpiando, Reparando, Limpiada, Habitación sucia o Habitación cerrada, lo que ofrece al personal del hotel una visión global del estado actual de todas las habitaciones de propiedades.
+ Nombre del cliente: Muestra el nombre y apellido del cliente.
+ Código de categoría de huésped: Muestra el código de Categoría del huésped, los Códigos de huésped se individualizan para los residentes para que puedan ser entregados a sus visitantes.
+ Fecha de llegada: Muestra la fecha de llegada del cliente.
+ Fecha prevista de salida: Muestra la fecha de salida esperada del cliente.
+ Opciones:
>> Haz clic en el Icono Editar información para cambiar la información de registro de la habitación.
>> Haz clic en el Icono Cambio de Habitación para mover al huésped actual a otra habitación disponible y no facturada.
>> Haz clic en el Icono Dólar para ver o imprimir la factura actual del huésped durante su estancia.

 

 

Cada uno de los iconos bajo la columna Opciones queda disponible una vez que se registra una habitación. Estas opciones proporcionan acceso rápido a páginas detalladas que se describen a continuación:

 

1. Editar información de Check-in

La página de Editar Información de registro de huésped Check-in permite al personal del hotel, ver y modificar los detalles del Check-in de los huéspedes, la asignación de habitaciones y la información de facturación.

Esta página muestra los mismos campos de configuración definidos en la página de Check-In. Para descripciones detalladas de cada parámetro, consulte la sección de Procedimiento de Entrada Check in.

 

2. Cambio de habitación

La página de Cambio de casa refleja la página Editar información de Check-in en términos de mostrar información de huéspedes y facturación, incluidos precios de habitaciones, detalles de la cuenta del huésped, privilegios de llamadas, etc.

 

Las principales diferencias de la página de Cambio de Habitación "House Switch"en comparación con Editar Información de Check-in "Edit Check-in Information" son:

+ La página está diseñada para mover a un huésped a otra habitación disponible; no puedes cambiar la hora de entrada Check-in y salida Check-out de la habitación original.
+ La información de los huéspedes, los privilegios de llamada, el idioma y los detalles de facturación se trasladan automáticamente a la nueva habitación y no pueden modificarse.
+ El sistema solo permite seleccionar habitaciones que no están registradas en ese momento, además de la habitación original, evitando la doble reserva.
+ El precio diario, los impuestos y las comisiones totales se recalculan en función de la nueva habitación, pero el historial de pagos y las cuentas a cobrar permanecen vinculados al huésped.

 

3. Facturación

La página de Facturación ofrece una visión detallada de todos los cargos asociados a la estancia de un huésped, incluyendo las tarifas de habitación, las tarifas de guardia, el uso del minibar y los costes adicionales.

 

Los campos disponibles en esta página se explican en la tabla siguiente:

 

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Historial de entradas Check-in y salidas Check-out

La página de Historial de entradas Check-in y salidas Check-out proporciona un registro cronológico de todos los Check-ins y Check-outs completados registrados por el PMS Local. Esto incluye entradas generadas mediante operaciones manuales en recepción, así como acciones automatizadas como Self Check-In y Self Check-Out si están habilitadas.

Se crea un registro una vez que un huésped completa el Check-out, asegurando que cada entrada representa una estancia completa. Esta página se puede acceder haciendo clic en Historial de Check-in/Check-out o desde la pestaña Gestión de Check-in → Estado de la Habitación "Check-in Management → Room Status".

 

En esta página, los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:

+ Consulta los registros de estancias anteriores, incluyendo el nombre del huésped, hora de llegada, hora de salida y coste total.
+ Busca y filtra las entradas por número de habitación, nombre del cliente, fecha de llegada o fecha de salida.
+ Abre la página de Facturación para la estancia seleccionada para revisar los cargos.
+ Historial de llamadas abiertas para revisar los cargos de llamada asociados a esa estancia.
+ Elimina entradas individuales del historial cuando sea necesario.
+ Borrar todos los registros de historial usando la función de eliminación masiva.

 

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Códigos de estado personalizados de habitaciones

La página de Códigos de Estado de Habitación Personalizados permite a los administradores redefinir o ampliar los indicadores de estado de habitación utilizados en el PMS. El personal de limpieza y recepción utiliza estos códigos para informar del estado actual de cada habitación, por ejemplo Disponible, Limpiando, Reparando, Sucia, Cerrada.

Esta configuración se accede desde Gestión de Check-in → Códigos de estado de habitación personalizados "Check-in Management → Custom Room State Codes".

 

Cada entrada corresponde a un número de Presionar "Press" en el teclado Presione 1 – Presione 0, que puede asignarse a:

+ Un Código de estado "Status Code", código numérico asociado al estado.
+ Un Estado de Habitación "Room Status", la etiqueta que aparece en la tabla de Estado de Habitación y en la interfaz de servicio de limpieza.

 

Si cambias un código de estado o su estado asignado a la sala, también debes actualizar el Prompt de Actualización de Estado de Habitación en PMS → Configuración Básica "PMS → Basic Settings" para asegurarte de que las indicaciones de voz corresponden a la nueva configuración.

 

El estado de la habitación puede actualizarse directamente desde la tabla de Estado de la Habitación para reflejar el estado actual de mantenimiento o limpieza de una habitación. Para asignar o cambiar el estado de una habitación:

+ Ve a Gestión de Check-in → Estado de la habitación "Check-in Management → Room Status".
+ Localiza la habitación cuyo estado quieres actualizar.
+ Haz clic en el desplegable Estado de la sala "Room Status" en la fila correspondiente.
+ Selecciona una de las opciones de estado disponibles.

Nota:
Solo aparecerán en esta lista los valores de estado definidos en los Códigos de Estado de Sala Personalizados.

 

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Calendario de Disponibilidad de Habitaciones

El Calendario de Disponibilidad de Habitaciones ofrece de manera visual la ocupación de habitaciones a lo largo de varios días. Permite al personal del hotel revisar la disponibilidad, la actividad de reservas y las estancias de los huéspedes directamente desde una única vista de la línea temporal.

 

Para habitaciones disponibles, pasar el cursor por encima de un día muestra la tarifa diaria para esa fecha. Para las habitaciones registradas, se muestran el nombre del huésped, el periodo de estancia y el coste total. Para las entradas pagadas, se muestran el resumen de la suspensión y los cargos.

Al hacer clic en una fecha disponible, se abre la ventana de entrada de reservas para esa habitación y ese día. Al hacer clic en una entrada registrada se muestra la información de entrada. Al hacer clic en una entrada pagada se revelan los detalles de la estancia completada.

 

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Lista de reservas

La pestaña Lista de Reservas "Reservation List" muestra todas las reservas de habitaciones activas e históricas creadas en el PMS Local. Proporciona una vista centralizada de los próximos registros, la duración planificada de la estancia y la información sobre los reservados, permitiendo al personal gestionar y actualizar las reservas de forma eficiente.

 

El personal del hotel puede añadir nuevas reservas usando el botón de Añadir "Add". Las reservas existentes pueden cancelarse mediante la opción Cancelar Reserva "Cancel Reservation" cuando se seleccionen. Un panel de búsqueda permite filtrar por nombre de reserva, número de móvil y intervalo estimado de tiempo de registro para localizar rápidamente entradas específicas.

También hay una opción para enviar manualmente el correo de auto-registro para una reserva específica haciendo clic en el icono Correo electrónico "Email" asociado a esa reserva.

Nota:
Si no se asigna ninguna habitación en el momento de la reserva, completar un check-in de autoservicio asignará automáticamente una habitación disponible que cumpla con los criterios de reserva.

Una vez añadida la reserva, el huésped recibirá un correo electrónico de confirmación de reserva si se configura una dirección de correo electrónico para él.

 

Al hacer clic en el icono de Reservas Históricas "Historical Reservations", se muestran reservas pasadas, incluidas aquellas que ya han sido registradas. Las entradas históricas pueden eliminarse si es necesario para el mantenimiento de registros.

 

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Lista de invitados

La pestaña de Lista de Invitados "Guest List" proporciona un directorio centralizado de todos los clientes almacenados en el PMS Local. Permite al personal mantener registros precisos de los visitantes.

La tabla muestra atributos clave del cliente, incluyendo nombre del cliente, correo electrónico, número de móvil y código de categoría de invitado.

El botón Añadir "Add" permite al personal del hotel crear manualmente nuevas entradas de clientes. Los registros existentes pueden editarse o eliminarse usando las opciones correspondientes en la tabla. La barra de búsqueda permite filtrar por nombre de cliente o número de móvil para una búsqueda rápida.

La gestión masiva también es posible mediante la Importación "Import" para cargar datos de clientes y la Exportación "Export" para descargar la lista de huéspedes en formatos compatibles. Estas herramientas simplifican la incorporación de propiedades que realizan la transición desde otros sistemas PMS o mantienen registros externos.

 

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